現場作業中に電話に出られない。
見積依頼の取りこぼしを止める5つの手順
天井裏にいるとき。脚立の上にいるとき。お客様と打ち合わせをしているとき。鳴った電話に出られず、現場が終わってから折り返すと「もう他社さんに頼みました」。この記事では、まず取りこぼしが月いくらになるのかを自分で計算する方法を示し、そのうえで今日から無料でできる手順を順番にまとめました。道具を買う話は最後です。
1. 取りこぼしは月いくらか、まず計算する
「電話に出られないのは仕方ない」で止まってしまうのは、金額が見えていないからです。まず1回だけ計算してください。必要な数字は3つだけです。
| 数字 | 調べ方 | 例 |
|---|---|---|
| ① 月の不在着信の数 | スマートフォンの通話履歴。1か月分の「不在着信」で、登録していない番号の数を数える | 20件 |
| ② そのうち新規の依頼だった割合 | 折り返してつながった分から、ざっくりで構わない | 5割＝10件 |
| ③ 1件あたりの平均の受注金額 | 直近10件の請求額の平均 | 4万円 |
① × ② × 受注率が、取り戻せる金額です。例の数字で、折り返してつながったうち3割が成約するとすると、10件 × 30% × 4万円＝月12万円。年にすると144万円です。塗装やリフォームのように1件の単価が30万円を超える仕事なら、桁がひとつ変わります。
ここで大事なのは、この金額がすでに毎月出ていっているということです。何かを新しく始める費用ではなく、止血の話です。
2. 折り返しが遅れると負ける理由
お客様の側から見ると、こうなっています。
- 急ぎの依頼（水漏れ・停電・鍵・エアコンが動かない）。検索して上から順にかけます。1社目が出なければ2社目、3社目。つながった会社が受注します。折り返しの速さではなく、最初の反応の有無で決まります。
- 急がない依頼（外壁塗装・リフォーム・定期清掃）。3社ほど相見積もりを取ります。先に反応した会社が基準になり、あとの2社はその基準と比べられます。遅れて入ると不利です。
どちらも「電話に出なかったこと」が負けの原因ではありません。相手が次の会社を探す時間を作ってしまったことが原因です。だから対策は「電話に出る」ではなく、「出られなくても、相手の手を止めること」になります。
3. 今日からできる5つの手順
上から順に、費用がかからないものから並べています。1〜3は今日中に終わります。
手順1. 留守番電話の応答メッセージを「録音のお願い」から「別の窓口の案内」に変える
留守番電話は、相手に録音という手間をかけるので入れてもらえません。録音を頼むのをやめて、文字で受け取れる窓口を案内します。
「お電話ありがとうございます。〇〇です。ただいま現場に出ております。ご用件はこの番号へのショートメッセージ、または公式LINEでお送りください。順番にご連絡いたします。お急ぎの場合は、恐れ入りますが時間をおいておかけ直しください。」
ポイントは、「折り返します」で終わらせないことです。相手は待つあいだに他社を探します。その場で何かを送れる先を示すと、相手の行動がそこで止まります。
手順2. 不在着信に、自動でショートメッセージを返す
スマートフォンには、着信に出られないときに定型文を送る機能が入っています（iPhoneは「メッセージで返信」、Androidは「クイック返信」）。この定型文を自分の仕事用に書き換えます。
「〇〇です。ただいま作業中で出られません。ご用件（場所・症状・ご希望日）をこのまま返信いただければ、手が空き次第ご連絡します。写真を送っていただけると、おおよその費用を先にお伝えできます。」
「写真を送ってください」の一言が効きます。相手は写真を撮って送るあいだ、他社を探しません。送ってもらえれば、折り返す前に見積の見当がつきます。
手順3. 公式LINEを作り、入口に置く（無料）
LINE公式アカウントは無料で開設でき、スマートフォンだけで完了します。作ったら、お客様が見る場所すべてにQRコードか友だち追加リンクを置きます。
- Googleビジネスプロフィール（検索やマップに出る店舗情報）のウェブサイト欄・予約リンク
- 名刺、見積書・請求書の余白、作業後に置くチラシ
- 社用車のマグネット、現場の養生シート
- Instagramのプロフィールのリンク
あいさつメッセージには、聞きたいことを先に全部書いておきます。「①ご住所（市区町村まで） ②症状・ご希望の工事 ③ご希望日 ④可能なら写真」。この4つが先に揃うだけで、往復が半分になります。
手順4. 「出られない時間」を先に公開する
ホームページやInstagramのプロフィールに、いつなら電話がつながるかを書きます。「お電話は8時〜9時、17時以降がつながりやすいです」。書いてあれば、相手はその時間にかけ直します。書いていないと、つながらない会社として記憶されます。
これは、当社が見てきた工事会社・清掃業者のうち、Instagramで電話対応について繰り返し投稿している会社ほど、きちんと書いている項目でもあります。困っているからこそ、何度も告知しているわけです。
手順5. 聞き取りを自動で進める
手順1〜4で「相手の手を止める」ところまでは無料でできます。ただし、そのあと自分の手が足りなくなります。ここから先は道具の話です（次の章）。
4. LINEに寄せたあとに起きる問題
LINEに依頼が集まり始めると、今度は別の詰まりが出ます。
- 往復が多い。「どちらですか」「いつ頃をご希望ですか」「写真はありますか」。この往復を手でやると、1件に10分かかります。10件で100分です。
- 夜にまとめて返すことになる。現場が終わって19時、返信を始めるのが21時。急ぎの依頼はもう他社に行っています。
- 同じ質問に毎回答える。「出張費はかかりますか」「土日もやっていますか」「支払いはカードが使えますか」。内容は毎回同じです。
- 取りこぼしが見えない。電話と違い、LINEは「返さなかった件数」が残ります。見えるようになった分、放置が形に残ります。
ここで必要になるのが、最初の聞き取りと、決まった質問への回答を、人の手から外す仕組みです。場所・症状・希望日・写真が揃った状態だけが手元に届き、判断が要るものだけ自分が見る形にします。
5. 受け方 4つの比較
| 方法 | できること | できないこと | 費用（目安） | 親方の手間 |
|---|---|---|---|---|
| 留守番電話＋自動ショートメッセージ | 相手の手を止める。用件を文字で受け取る | 聞き取りの往復、質問への回答 | 無料 | 届いた分を自分で返す |
| 電話代行サービス | 人が電話を取り次ぐ。緊急の一次対応 | 見積の判断。件数が増えると費用も増える | 月数千円〜＋1件ごとの従量 | 取り次ぎを受けて折り返す |
| LINE公式アカウントの応答メッセージ | 決まった文を自動で返す。用件を受け取る | 場所・症状・希望日の聞き取り、質問への回答 | 無料 | 設定と、届いた依頼への返信 |
| AI受付を丸投げ（当社） | 電話は自動音声でLINEへ案内。LINE上でAIが場所・症状・希望日・写真の聞き取りと、出張費や対応エリアなどの質問への回答まで。判断が要るものだけ手元に転送 | 見積の金額、工事の可否など、人が決めること | 月額55,000円（税込）〜 | 合計1時間（聞き取り30分＋確認30分）。設定・更新は当社 |
順番が大切です。手順1〜4は無料で今日できます。まずそれで取りこぼしを減らし、LINEの返信が追いつかなくなってから、自動で進める仕組みを足してください。先に道具を入れても、入口が電話のままなら何も変わりません。
6. 注意点
- 電話番号は消さない。年配のお客様や、元請け・同業からの連絡は電話で来ます。番号は残したうえで、LINEを先に書くだけで十分です。
- 緊急対応をうたっているなら、自動の反応は必須。「24時間対応」「即日対応」と書いて電話に出られないと、口コミで一番きつく書かれます。書いている以上、何らかの自動の一次反応を用意してください。
- 金額をAIに答えさせない。現場を見ないと決まらない金額を自動で答えると、あとで揉めます。自動化するのは聞き取りと、出張費・対応エリア・営業日といった変わらない事実だけにします。
- お客様の住所や写真の扱い。LINEのトークに住所と室内の写真が残ります。スマートフォンを紛失したときの手順と、従業員が辞めるときにログアウトさせる決まりを先に作ってください。
- 営業電話とお客様を分けたい場合。「登録のない番号には折り返しません」と書いている会社もありますが、これは新規のお客様も一緒に切ってしまいます。文字の窓口を用意して、そこで仕分けるほうが取りこぼしません。
7. よくある質問
現場で電話が鳴ったら、手を止めて出るべきですか？
高所作業や通電作業など、手を止めると危ない作業では出るべきではありません。出られない前提で、留守番電話とショートメッセージで「何時に折り返すか」と「先に用件を送れる窓口」を伝えておけば、出なくても依頼は残ります。問題は電話に出ないことではなく、相手が次の業者を探す時間を作ってしまうことです。
折り返しは、どれくらいの早さが必要ですか？
水漏れや鍵のトラブルのような緊急の依頼では、相手はつながるまで何社もかけ続けます。この手の依頼は、折り返しの早さより「最初の反応が自動で返ること」が効きます。一方、塗装やリフォームの見積のように急がない依頼では、当日中に折り返せば十分間に合うことが多いです。自分の仕事がどちらかで、打つ手が変わります。
留守番電話に入れてもらえません。どうすればいいですか？
留守番電話は「録音する手間」が相手にかかるので、入れてもらえないのが普通です。応答メッセージを「ご用件は公式LINEかショートメッセージでお送りください。順番にご連絡します」に変えて、録音ではなく文字で受け取る形にすると残りやすくなります。
LINEで受けると、やりとりが増えて面倒になりませんか？
そのままだと増えます。「どこですか」「いつですか」「写真を送れますか」の往復が1件10分かかるためです。最初の聞き取り（症状・場所・希望日・写真）を自動で済ませ、揃った状態だけ手元に届く形にすると、やりとりは減ります。
電話代行サービスとは何が違いますか？
電話代行は人が電話を取り次ぎ、1件ごとに費用がかかるのが一般的です。LINEでの一次受付は、電話を自動音声でLINEへ案内し、LINE上で聞き取りを自動で進める形で、件数が増えても費用は変わりません。深夜や休日も同じように動きます。どちらが合うかは、依頼の件数と緊急性で決まります。
ホームページもLINEもありませんが、始められますか？
始められます。LINE公式アカウントの開設は無料で、スマートフォンだけで完了します。ホームページが無くても、名刺・車体・見積書・Googleの店舗情報にQRコードを載せれば依頼の入口になります。
現場中の電話、LINEでAIが一次受付します
HICの「LINE 24時間AI受付」は、出られなかった電話を自動音声で公式LINEへ案内し、LINE上でAIが場所・症状・希望日の聞き取りと、出張費や対応エリアの質問への回答を24時間行う仕組みです。揃った内容だけが手元に届きます。設定も毎月の更新も、こちらが担当します。親方の作業は合計1時間、月額55,000円（税込）からです。
詳しい料金と流れは 職人・工事会社向けページ へ。美容室・整体院の方は こちら、歯科医院の方は こちら、飲食店の方は こちら をご覧ください。
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