美容室・整体院の予約電話を減らす方法。
施術中に出られない電話をLINEに寄せる5つの手順
カラーの放置中、施術の真っ最中、一人サロンの営業中。鳴った電話に出れば目の前のお客様を待たせ、出なければ予約を逃す。この板挟みは、電話を「減らす」ことでしか解けません。この記事では、予約をLINEに寄せて電話の本数を減らす5つの手順と、LINEに寄せたあとに起きる「返信が遅い」問題の解決策をまとめました。
1. 施術中の電話が、なぜ問題になるのか
美容室や整体院の電話は、飲食店と違って「出られない時間」が営業時間のほぼ全部です。手が塞がっている、お客様と話している、施術の途中で離れられない。だから多くの店が、次のどれかをしています。
- 施術を中断して電話に出る。目の前のお客様が待たされ、口コミに「電話ばかり出ていた」と書かれる。
- 電話に出ない。留守番電話は聞かれず、お客様は別のサロンを予約する。
- LINEやメールの予約を、営業後にまとめて返す。返信は夜の22時、お客様はもう他店で予約済み。
どれも、原因は「予約の入口が電話のまま」なことです。入口をLINEに寄せれば、施術中に鳴る電話そのものが減ります。
2. 予約をLINEに寄せる5つの手順
手順1. 予約の入口を「LINE」に一本化する
ホームページ、Googleの店舗情報、Instagramのプロフィール、名刺、店頭の看板。お客様が見る場所すべてに「ご予約は公式LINEから」と書き、LINEの友だち追加リンク（またはQRコード）を置きます。電話番号は消さなくて構いませんが、LINEを先に、電話を後に書きます。
- Googleビジネスプロフィールの「予約リンク」に、LINEの友だち追加URLを入れる（無料）
- Instagramのプロフィールのリンクを、LINEの友だち追加URLにする
- ホームページの電話番号の上に「LINEで24時間予約」のボタンを置く
- お会計のときに「次回はLINEからどうぞ」と一言添え、QRコードを見せる
手順2. 留守番電話の文面を変える
留守番電話は「出られません」で終わらせず、LINEへ案内します。
手順3. LINE公式アカウントの設定を整える（無料）
LINE公式アカウントは無料で開設できます。最低限、次の3つを設定してください。
| 設定 | 書く内容 |
|---|---|
| あいさつメッセージ | 「友だち追加ありがとうございます。ご予約は、ご希望の日時・メニュー・お名前をこのトークにお送りください。施術中は返信が遅れます。〇時〜〇時の間に順番にお返事します」 |
| 応答メッセージ | 「メッセージありがとうございます。ただいま施術中のため、〇時以降に順番にお返事します。当日のご予約はお電話でも承ります」 |
| リッチメニュー | 「予約する」「メニューと料金」「アクセス」の3つ。「予約する」を押すと予約用の定型文（日時・メニュー・お名前）がトークに入るようにする |
手順4. 電話を自動音声でLINEに案内する
留守番電話よりも一歩進んだ形が、電話に出られないときに自動音声で「LINEなら今すぐご予約いただけます」と案内する仕組みです。サービスによっては、あわせてSMSでLINEのリンクを送れます。電話をかけたお客様がその場でLINEに移れるので、かけ直しを待つ必要がありません。IP電話やクラウドの電話サービスで設定できます。
手順5. 常連のお客様に、直接お願いする
入口を変えても、常連のお客様は今までどおり電話をかけます。お会計のときに「施術中はどうしても電話に出られなくて。LINEならすぐ確認できるので、次回からLINEでお願いできますか」と一言添えてください。この一言が、いちばん電話を減らします。
3. LINEに寄せたあとに起きる問題
5つの手順で電話は減ります。ただし、予約の希望がLINEに集まると、次の問題が起きます。
- 返信が遅い。施術中は返せないので、返信は営業後。お客様は返事を待つ間に他店を予約します。
- 往復が多い。「土曜空いてますか」「何時がご希望ですか」「14時」「14時は埋まっていて15時なら」。この往復を人がやると、1件に10分かかります。
- 質問に答えられない。「縮毛矯正はいくらですか」「駐車場はありますか」「妊娠中でも受けられますか」。定型文では答えられず、結局手で返します。
- 情報が古くなる。メニューや定休日が変わっても、あいさつメッセージやリッチメニューは直されないままになります。
ここで必要になるのが、LINE上で会話を自動で進める仕組みです。日時・メニューの聞き取りから仮予約まで、質問への回答、メニューの更新を人の手から外します。
4. 予約の受け方 4つの比較
| 方法 | できること | できないこと | 費用（目安） | オーナーの手間 |
|---|---|---|---|---|
| 予約サイト（ホットペッパービューティー等） | 新規のお客様が空き枠を選んで予約 | 質問への回答。常連の予約・変更も手数料の対象になる場合がある | 無料〜月数万円＋手数料 | 空き枠の管理 |
| LINE公式アカウントの応答メッセージ | 決まった文を自動で返す。予約の希望を受け取る | 日時・メニューの聞き取り、空きの確認、質問への回答 | 無料 | 設定と、届いた予約への返信 |
| 予約システムのLINE連携 | LINEから空き枠を選んで予約 | 質問への回答。設定と更新は自分でやる | 月数千円〜 | 設定・メニュー登録・更新 |
| AI受付を丸投げ（当社） | 電話は自動音声でLINEへ案内。LINE上でAIが日時・メニューの聞き取りから仮予約、料金や駐車場などの質問への回答まで。ホットペッパー等と併用可 | 施術の可否など、人が判断すること（スタッフに引き継ぐ） | 月額55,000円（税込）〜 | 合計1時間（聞き取り30分＋確認30分）。設定・更新は当社 |
順番が大切です。手順1〜5は無料で今日できます。まずそれで電話を減らし、LINEの返信が追いつかなくなったら、自動で会話を進める仕組みを足してください。
5. 電話を減らすときの注意点
- 電話を完全にやめない。LINEを使わないお客様、当日の急な遅れの連絡があります。電話は残し、本数を減らすのが目的です。
- 返信の時間を先に伝える。「〇時以降に返します」と書いてあれば、お客様は待てます。書いていないと、待てません。
- お客様の情報の扱い。LINEのトークに施術履歴や連絡先が残ります。スタッフのスマホで見る場合は、退職時にログアウトする決まりを作ってください。
- AIに答えさせない質問を決める。施術の可否、肌や体の状態に関わる判断は、AIではなくスタッフが答える設計にします。料金や営業時間などの事実だけをAIに任せるのが安全です。
6. よくある質問
施術中に電話が鳴ったら、出るべきですか？
目の前のお客様を優先するのが基本です。出られない前提で、留守番電話にLINEへの案内を入れ、LINEで予約を受け取れる状態にしておけば、電話に出なくても予約は取りこぼしません。
電話予約を完全にやめてもいいですか？
完全にやめるのはおすすめしません。LINEを使わないお客様や、急な変更の連絡があります。電話は残したうえで、留守番電話と自動音声でLINEへ案内し、電話の本数を減らす形が現実的です。
ホットペッパービューティーがあれば、LINE予約は要りませんか？
予約サイトは新規のお客様に強く、LINEは2回目以降のお客様に強い、と役割が違います。常連のお客様の予約・変更をLINEに寄せると、予約サイトの手数料の対象を減らせる場合もあります。両方を併用している店が多いです。
LINEに予約が来ても、施術中は返信できません。どうすればいいですか？
応答メッセージで「〇時以降に順番にお返事します」と伝えるのが最初の一手です。それでも返信待ちの間に他店へ流れるのを防ぎたい場合は、日時・メニューの聞き取りから仮予約までをAIが自動で進める仕組みを使います。HICの場合、設定と更新は当社が行い、オーナーの作業は合計1時間です。
整体院や接骨院でも同じ方法が使えますか？
使えます。施術中に電話に出られない、予約の変更が多い、という構造は美容室と同じです。歯科医院や、現場に出ている職人・工事会社にも同じ考え方が当てはまります。
施術中の電話、LINEでAIが代わりに受けます
HICの「LINE 24時間AI受付」は、施術中の電話を自動音声で公式LINEへ案内し、LINE上でAIが予約・変更・メニューの質問に即答する仕組みです。夜にまとめて返していた予約の返信も、その場でAIが対応します。設定も、メニューや定休日の更新も、毎月こちらが担当し、オーナーの作業は合計1時間。月額55,000円（税込）からです。
詳しい料金と流れは 美容室・整体院向けページ へ。歯科医院の方は 歯科医院向けページ、工務店・電気工事などの方は 職人・工事会社向けページ をご覧ください。